更新时间:2020-07-16
网络环境下档案馆应该如何丰富馆藏呢?要想回答好这一问题,我想首先必须弄清楚网络环境下档案馆丰富馆藏的内涵。
关于网络环境下档案馆丰富馆藏的内涵,档案界许多同志根据《现代汉语词典》对"丰富"一词的解释(一是指种类多或数量大;二是指使丰富)把"丰富馆藏"理解为扩大馆藏档案的数量。也有人认为,"丰富馆藏"不仅仅是增加馆藏档案的数量,还应保证馆藏档案的质量,网络环境下也不例外。我个人认为,所谓网络环境下的"丰富馆藏"是指在保证馆藏档案质量和结构合理的前提下,逐步增加馆藏档案的数量、种类和信息容量。这一涵义可从以下两个方面去理解:
第一,保证馆藏档案质量和结构合理是网络环境下丰富馆藏的前提。保证馆藏档案质量包括保证馆藏档案外观质量(即档案整理的质量)和保证馆藏档案内在质量(即档案内容的质量)两方面内容。相对而言,档案内在质量较档案外观质量更具实际意义,它要求进馆档案必须是档案的精华部分而非有文必档。保证馆藏档案结构合理,是指保证馆藏档案结构能够全面地反映本地区各个领域、各项建设事业发展的历史与现状,以体现馆藏档案的综合性。
第二,逐步增加馆藏档案的数量、种类和信息容量,是网络环境下丰富馆藏的基本内涵。其中,增加馆藏档案的数量是丰富馆藏的基础,增加馆藏档案的种类是丰富馆藏的补充,增加馆藏档案的信息容量是丰富馆藏的关键。相对于增加馆藏档案的数量和种类而言,增加馆藏档案的信息容量更具实际意义。判断馆藏量的大小,首先要考虑馆藏档案的信息容量,其次才考虑馆藏档案的数量和种类。
关于网络环境下档案馆如何丰富馆藏,我个人认为,可以从以下三个方面去努力:
第一,拓宽档案收集范围,向收集多领域、多类型档案的方向发展,以改变馆藏档案内容上(文书档案)"单打一"和载体上(纸质档案)"单打一"的局面。具体来说,一要定期接收按规定应当接收进馆的档案,但要拓宽视野,不能只注意接收文书档案,还要注意接收社会政治、经济、文化、生活等广大领域和范围形成的其他重要档案,从而改变馆藏档案内容上文书档案"单打一"的局面。二要与档案载体形式的发展同步协调,在接收纸质档案的同时,注意接收胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等新型载体形式的档案,从而改变馆藏档案载体上纸质档案"单打一"的局面。
第二,加强档案征集工作,向征集工作经常化、正规化、多样化的方向发展。具体来说,一要把征集工作当作一项经常性工作来抓,并根据实际设立专门征集机构或人员负责,切不可时断时续或突击一下了事;二要制定征集工作的长远规划(一般指"五年"或"十年"规划)和短期计划(一般指年度计划),并把二者有机结合起来,既有长远大目标,又有眼前小打算,做到重点突出,任务明确,步骤合理,措施得当,从面使征集工作逐步走向正规化;三要灵活运用征购、捐赠、购买、寄存、代管等多种征集形式,使征集工作逐步走向多样化。
第三,理顺和解决好宏观与微观、档案与资料两对关系,既使馆藏档案有血有肉,又使档案馆有别于图书馆。具体来说,一是理顺和解决好宏观与微观的关系:就是既要接收领导机关(一般是一级单位)档案,又要接收下属单位、基层单位档案;既要接收各级机关形成的具有综合性、领导性、指导性和政策性的"骨头型"档案,又要接收贯彻实施中形成的具有典型性、代表性、局部性、成果性和经验性的"血肉型"档案,并把二者有机结合起来,使馆藏档案成为有血有肉的系统整体。二是理顺和解决好档案与资料的关系:既要收存一些与馆藏档案有关的资料,但又不能象收存档案那样收存资料,使档案馆等同于图书馆、资料室;而应从本馆当前库房、经费、人力实际情况出发,明确资料收集保存范围,避免重复庞杂,做到收者有用,不背包袱,以免影响档案的管理和利用。