《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）“机构与人员”一章，规定了机关档案组织机构、档案工作人员和基本任务要求。

组织机构

《机关档案工作条例》（以下简称《条例》）第六条规定：“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关，应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅(室)领导。”第十七条规定：“机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公厅(室)主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。”按照《条例》要求，机关应当成立由办公厅（室）领导的档案工作机构，并组成鉴定小组开展档案期满鉴定、销毁工作。

从实践中看，机关档案工作组织机构方面主要存在如下几个问题：

一是缺乏顶层协调机制。档案信息化、解密划控等工作单靠档案部门甚至办公厅（室）无法实施，需要各部门相互配合、分工协作。

二是机构要求存在盲区。《条例》规定不需要建立档案机构的机关应配备专职或兼职的档案人员，但对此情况下档案人员所在机构没有作出要求。由此产生的问题之一是《中华人民共和国档案法》及《条例》规定的、由机构承担的权责无法承载；问题之二是由于没有明确机构，档案工作职责无所依附，档案工作职责很难有效履行。

三是缺少档案工作网络。机关档案工作是文书工作的自然延续，涉及机关每个部门、每位工作人员，因而需要形成合理有效的工作机制，由相关人员组成机关档案工作网络，开展日常档案工作。

由此，《规定》要求建立档案工作协调机制、确定机关档案部门、组成档案工作网络，形成了较为合理的决策、管理、执行三级组织架构。其中，档案工作协调机制由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构）及相关部门负责人组成，负责协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项；机关档案部门有两种形式：

一是由机关按照《中华人民共和国档案法》及《条例》等设立档案工作机构，二是不具备设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门，且档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性，比如档案机要处、信息档案处等；档案工作网络以机关档案部门为中心，由专职档案工作人员和机关文书或业务部门指定人员组成。

需要指出的是，档案工作协调机制、档案工作网络是从实践中总结出来的、行之有效的经验做法，也是应对新形势下机关档案工作新挑战、新要求的重要举措，机关档案工作可以由此拓展到机关各个部门、各个岗位，回归机关档案工作的本意。不过，档案工作协调机制、档案工作网络是对工作机制的描述，并非实体意义上的机构形式，因而需要各机关在档案管理的基本制度中予以明确，并根据实际情况采取适当的实现方式。比如，档案工作协调机制可以以领导小组、联席会议等多种形式开展。此外，对于鉴定小组的设置，《规定》延续了《条例》的做法，并要求鉴定小组应当在档案工作协调机制下开展工作。

《规定》对办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关的档案机构设置，提出了建设性要求。规定经同级档案行政管理部门同意，“可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理”，为文件中心、联合档案室等机构设置等提供了有效依据。