《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）第四章第二节规定了机关档案形成、收集以及文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求。机关档案形成文件生命周期理论表明，从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程，因而需要采取统一的工作制度、程序和方法来进行管理和控制。《规定》将档案形成作为机关档案管理的起点，正是基于由此理论衍生的全程管理和前端控制思路，在尊重文件、档案管理规律并紧扣机关档案工作职责的基础上确定下来的。对于机关档案的形成，《规定》分3个层次提出了要求：1. 按照程序和要求形成应归档文件材料《规定》第二十六条第一款要求“机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料”。这一要求有两层含义：第一，机关履行职责要形成归档文件材料。比如，在开展业务、党建、人事、财务等工作中都要产生相应的归档文件材料。第二，形成归档文件材料要遵循有关程序和要求。这里的程序和要求主要指的是相应工作的程序和要求，也包括档案管理的程序和要求。比如，行政许可归档文件材料的形成除要遵循《中华人民共和国行政许可法》和相应条例、办法的要求外，还应符合本条后两款以及其他的档案管理要求。为保证电子档案形成，《规定》特别提出“机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料”，要求办公自动化和其他业务系统为归档文件材料形成创造条件。《规定》第六十二条规定的系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求即为本款要求的具体内容之一。2. 记录载体和记录方式要耐久、可靠、满足长期保存需求文件材料形成时的记录载体和记录方式关系到档案的长期保存。为满足长期保存需要，纸张、磁性载体、光盘等各种常见载体均要选择其中耐久、可靠的载体形式。比如，纸张应选择纤维素含量较高的中性纸；胶片应选择银盐感光材料；光盘要选用档案级光盘等。就各种记录方式来说，同样要满足耐久、可靠的要求。比如，纸张文件材料字迹应选用以碳素为色素成分、采用结膜方式固定在纸张上的方式；电子文件应选择成熟、可靠的文件格式等。3. 归档文件材料要真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整真实就是要求归档文件材料全过程都在受控环境中进行流转、办理，档案内容、版面结构和形成背景未被篡改。准确就是要保证归档文件材料同其反映的对象一致，如实反映各项活动的客观面貌。同时，要求同一活动形成的不同载体记录的内容应当一致。系统就是要求凡反映本单位主要职能活动、具有保存价值的各种门类、各种载体的归档文件材料应当完整、全面，形成体系，同时要维护文件材料之间的有机联系，不能割裂分散。组件齐全指的是构成一件文件的各个组成部分要齐全。比如，对于电子公文来说，应当包含正本、发文稿纸、定稿、留痕稿等组件。内容完整指的是各个稿本的构成要素要完整。比如，正本应当包含版头、主体、版记内容等。