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解读13号令 机关档案的收集

更新时间:2020-07-16


1. 责任主体

《规定》要求“机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料,交本部门指定人员保管”,明确了收集工作的责任主体是机关文书或业务部门。在《规定》的制度设计中,文件材料收集、整理、归档是前后衔接、环环相扣的3个工作流程,依次实现归档文件材料的集中、整理和交接工作。三项工作均由文书或业务部门完成,并由文书或业务部门指定人员负责具体实施。

2. 收集范围

收集范围即档案工作人员熟知的归档范围。之所以在收集这一流程中即明确该范围,原因之一是《规定》细化了档案管理流程,要求先后完成文件材料的收集、整理和归档工作,因而对于范围的掌握应当从收集开始,以便使收集工作有的放矢;原因之二是《规定》进一步明确了职责分工,要求机关文书或业务部门指定人员和档案工作人员分别承担相应部门文件材料的收集、整理、归档工作和机关档案业务工作,在收集流程中规定范围可以更加明确机关文书或业务部门指定人员的工作和责任。

实践中,对于收集范围的认识往往局限于日常公务活动形成的文书档案上。为帮助档案工作人员从更多角度认识和把握,增加可操作性,《规定》从业务活动性质和档案门类2个角度规定了文件材料的收集范围。

从业务活动性质角度来看,《规定》要求机关在日常公务活动、设立临时机构开展活动(处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动)、承担重大建设项目和重大科研课题、机关所属机构撤销、向社会和个人征集活动中产生或获取的文件材料均应纳入收集范围。

从档案门类角度来看,《规定》要求文书、会计、科研、基建、照片等档案的收集范围按照已发布的相应规范、标准执行,其他门类按照国家相关规定执行(参见下表)。

需要说明的是,国家档案局令第8号从档案内容角度规定的归档与不归档的范围,与前述内容是互补关系,可以结合起来共同指导文件材料的收集工作。

3. 收集要求

由于在档案的形成内容中已经提出了“归档文件材料真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整”等要求,《规定》没有针对收集工作提出一般性要求,而是针对电子文件提出了“电子文件应当连同元数据一并收集”的要求。实际上,从反映职能工作角度上,电子文件收集范围与传统文件材料收集范围是一致的。

但从电子文件本身构成要件角度上,电子文件需要收集的内容除了电子文件本身外,还应当包括元数据。元数据作为描述文件的背景、内容、机构及其管理过程的数据,为电子文件提供了真实性、完整性、有效性保障,对于改进电子文件的组织和查询、改善电子文件管理模式和方法意义重大。

因此,《规定》非常重视元数据的收集工作,要求“收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T 54)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63等规定”。